Por tal motivo, y para darle sustento en la experiencia a las acciones que Ricoh lleva a cabo, la empresa creó la primera oficina sin papel u 'oficina viva'.
La empresa comenzó el trabajo en la oficina Ricoh Sales Co., Ltd., que supervisa todas las ventas en la región Kanto en Japón. Allí se conformó un equipo de trabajo que realizó una evaluación de los documentos y archivos existentes en papel para detectar qué porción de ellos debía ser conservada en dicho formato. Luego de este análisis se concluyó que era necesario guardar en papel sólo un 20% de dichos documentos y archivos.

En vistas de ese resultado, se reestructuró un mecanismo de trabajo que tuvo por finalidad hacer un uso racional del papel. Para lograr este objetivo, se establecieron reglas y mecanismos de trabajo que involucraron a cada una de las personas que desarrollan su tarea diariamente en estas oficinas. Esta iniciativa junto a otras relacionadas con el medio ambiente, como lo es el uso racional de la energía, resultaron redituables para la empresa, dado que el cuidado del medio ambiente también se cristalizó en una significativa reducción de los costos.

Ricoh impulsa a sus clientes alrededor del mundo a crear 'oficinas vivas' –oficinas limpias y efectivas gracias a los esfuerzos de todos los empleados–, y continúa desarrollando su conciencia ambiental, resolviendo los desafíos a los que se enfrentan sus clientes a diario.
Las 'oficinas vivas' están abiertas a los clientes para dar ejemplo del mejoramiento de oficinas. Hasta ahora, aproximadamente 18.500 clientes de 16.500 compañías visitaron las oficinas vivas de Ricoh Sales en Tokio.